Главная / Частное право / Копия Трудовой Книжки 2023

Копия Трудовой Книжки 2023

Содержание

Как правильно заверить копию трудовой книжки
Копия Трудовой Книжки 2023
Как правильно заверить трудовую книжку в 2023 году
Как заверить копию трудовой книжки
Работник не выбрал между бумажной и электронной трудовой
Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось
Копия трудовой книжки
Образец заверения трудовой книжки 2023 год

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2023 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
Тут же проставляется дата заверения.
Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
в левом верхнем углу делается заверенная подписью ответственного лица и печатью отметка о дате выдачи, причине (утрата) и серийном номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2023 в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);
внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).

реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
приказы (распоряжения) и выписки их них;
справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
лицевые счета;
личные дела и карточки;
бухгалтерская документация об оплате труда;
профсоюзный билет и т. д.;
архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.

кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).

Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.

он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
вносится персональная информация о работнике;
перечисляются занимаемые должности и позиции;
фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

Копия Трудовой Книжки 2023

После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

30. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. В случае если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

27. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);

Кроме того, подать заявку на заверение трудовой книжки 2023 года может даже сам работник. Такая запись должна быть скреплена печатью так, чтобы оттиск не закрывал личную подпись работника организации, заверившего копию. Далее по тексту будет приведен образец для трех возможных и разрешенных вариантов заполнения:

По старому стандарту делопроизводства, заверение трудовой книжки в 2023 году необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что имеет место быть полное соответствие копии документа оригиналу. Доказать это невозможно без правильно оформленного заверения. Если заверительная надпись введена правильно, копию можно использовать так же, как и исходную форму, для отправки заинтересованным пользователям.

Вопросы заверения трудовой регулируются Национальным стандартом в области документооборота и делопроизводства ГОСТ Р 7.0.97-2023 . Изложенные в нем требования, на первый взгляд, носят рекомендательный характер, но надежнее их придерживаться, чтобы избежать судебного разбирательства или выиграть его в том случае, если на вас все же подали в суд. Следует отметить, что при любом формате ведения трудовой книжки работодатели представляют сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на работников, с которыми оформляются или прекращаются трудовые отношения.

Такая заверенная копия образца трудовой книжки 2023 года не уступает приведенным выше примерам. С точки зрения предоставления юридически обязательной копии штампованный лист приравнивается к листам с теми же данными, напечатанными на бумаге от руки. Кроме того, штамповка позволяет работать быстрее и продуктивнее.

Копия заверенной работодателем трудовой книжки образца 2023 года должна отражать местонахождение источника, если заверенный лист передается стороннему физическому или юридическому лицу. Если в номенклатуре дел указан оригинал документа, заверенная копия трудовой 2023 должна отражать информацию о деле, в котором находится такой документ:

Как правильно заверить трудовую книжку в 2023 году

Данные правила рекомендуется использовать, но нет прямой обязанности. Как показывает судебная практика, именно этим стандартом нужно пользоваться при заверении документов. Во избежание споров с работниками и контролирующими органами, именно этот стандарт нужно использовать для заверения копий трудовой книжки для работников, для банков и других организаций.

Далее руководитель предприятия указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. Аналогичные действия предпринимает ответственный сотрудник отдела кадров. После каждой подписи ставится календарная дата. После вся надпись скрепляется «живой» печатью предприятия.

Заявителю рекомендуется проверить полномочия работника, который будет копию заверять. Можно самостоятельно провести сверку записей в трудовой книжке. При обнаружении недочётов или ошибок, нельзя самостоятельно вносить правки. Следует сообщить о несоответствии ответственному работнику отдела кадров, корректировки будут внесены в установленном порядке.

Копия трудовой книжки может потребоваться работнику для предоставления в различные инстанции или работодателю для предоставления в ФСС.

Несколько лет руководители пользуются ГОСТом Р 6.30–2003. В документе прописаны основные правила заверения копий трудовой книжки. Сейчас следует использовать ГОСТ Р 7.0.97-2023. Здесь прописаны новые правила заверения организационно-распорядительных документов.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа.

29. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Итак, сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам по формам СТД-ПФР либо СТД-Р. По содержанию они похожи, но, как уже отмечалось, выдаются разными лицами и содержат информацию о разных периодах работы гражданина: СТД-ПФР охватывает весь трудовой путь, а СТД-Р только период работы у конкретного работодателя. Порядок заполнения указанных форм определен в Приложении № 3 к Приказу Минтруда РФ № 23н.

Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда РФ № 23н). Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке. Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата.

Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда РФ № 23н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.

По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.

Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем. Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Пенсионный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.1 Трудового кодекса РФ).

Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».

С 01.07.2023 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2023, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2023 № 2004-ст в ред. от 14.05.2023). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.

Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.

Как заверить копию трудовой книжки

Основанием выдачи сотруднику копий документов, связанных с работой, является письменное заявление, составленное на имя директора. На полученном заявлении руководитель ставит свою подпись и дает разрешение отделу кадров на выдачу документов, проставив надпись: «Согласовано» или «Выдать документы». Подписанное директором заявление передается уполномоченному должностному лицу на исполнение.

Далее на обороте нужно сделать заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», поставить подпись ответственного сотрудника, указать его должность и ФИО, проставить печать организации (отдела кадров) и, если вы придерживаетесь ГОСТ 7.0.97-2023, — сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации.

слово «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
подпись и расшифровку подписи лица, заверившего документ;
дату заверения документа;
отметку о том, что подлинный документ находится в организации (если вы заверяете копию в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2023).

Перед подготовкой документов имеет смысл уточнить у сотрудника требования адресата, запрашивающего документы, после чего выбрать необходимый способ заверения трудовой. К примеру, ПФР и банки могут не принимать копию трудовой, заверенную в виде сшивки, а не отдельными листами.

Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2023. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2023 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2023 № 2004-ст.).

Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2023 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.

Работник не выбрал между бумажной и электронной трудовой

С 2023 года работники решают, важна ли им электронная трудовая книжка, нужна ли бумажная. В свою очередь с 1 января 2023 года кадровики гарантируют либо ведение бумажной и электронной трудовой книжки одновременно, либо – только ее электронного варианта (ст.ст. 66 и 66.1 ТК РФ).

Каждый работодатель до 1 ноября 2023 года уведомил сотрудников, что до конца 2023 года они вправе определиться, какая лучше трудовая: электронная или бумажная (ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, ПП РФ № 887). Однако, до сих пор многие работники так и не подали свои заявления, а компании опасаются штрафов. В итоге, в новом 2023 году действуют электронная трудовая и бумажная одновременно. Кадровику же приходится решать:

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

17.03.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Роструд о выдаче СТД-Р любому сотруднику организации Мы уже затрагивали проблему выдачи СТД-Р работникам, которые не перешли на предоставление сведений в порядке ст. 66.1, а оставили бумажную трудовую книжку или пока не определились с ее судьбой. На портале Онлайнинспекция.рф появилась консультация по схожей проблеме.

04.08.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Уведомление об ЭТК для директора В ООО два учредителя: я и брат. Я, как директор, готовлю уведомления об электронный трудовых книжках для всех своих работников (а у меня их целых три человека))). И сейчас задумался — мне себя надо уведомлять? Я и так уже разобрался в новшествах, пока текст уведомления писал… А брата мне уведомлять надо?

27.02.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Трудовая книжка и тройная смена фамилии работницей Мы приняли работницу Ромашкину Алену Сергеевну. В ее трудовой книжке указано: «Ягодкина Алена Сергеевна». Попросили принести свидетельство о регистрации брака, чтобы отразить смену фамилии. В свидетельстве написано, что Алена Сергеевна Бубликова поменяла фамилию на Ромашкина. Работница пояснила, что Ягодкина – это ее девичья фамилия, а по первому браку она была Бубликовой, но в это время нигде не работала, а сейчас никаких документов о фамилии Бубликова у нее нет. Как нам вносить запись об изменении фамилии?

19.09.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Как исправить ошибку в наименовании организации в записи в трудовой книжке? Мнения юристов и Роструда В заголовках допускают разные ошибки. Это может быть грамматическая ошибка либо ошибочное указание только сокращенного или только полного наименования работодателя, в то время как положено указывать и полное, и сокращенное наименование, и оба названия согласно Уставу есть.

16.12.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Исправление и закрытие раздела о награждениях в трудовой книжке При проверке трудовых книжек обнаружили, что одному работнику ошибочно сделали запись о награждении пару лет назад. Точнее, написали, что награжден почетной грамотой, а в действительности был выдан подарок. Как эту запись исправить? И, если работник перейдет на «электронную трудовую книжку» (ЭТК), раздел награждений нам надо «закрывать»?

В том случае, если гражданин официально не трудоустроен, имеет оригинал книжки на руках и по тем или иным причинам ему требуется заверенная копия данного документа, он может обратиться к лицензированному нотариусу. Однако в этом случае процедура заверения будет платной.

банки. В большинстве случаев срок действия копии – один месяц, однако, правилами некоторых коммерческих банков данный срок ограничивается в пределе от двух недель до трех дней;
отделения ГУВМ МВД РФ. Срок действия копии – один месяц;
посольства (РФ и иных государств). При оформлении загранпаспорта срок действия копии трудовой книжки может составлять до трех месяцев;
отделения соцзащиты и судебные инстанции. В большинстве случаев срок действия копии составляет один месяц.

адресат: должность, фамилия и инициалы лица, на чье имя подается заявление (как правило – начальник отдела кадров или руководитель организации);
заявитель: должность, фамилия и инициалы сотрудника, запрашивающего выдачу копии;
наименование организации-работодателя с указанием ее правового статуса (ООО, ЗАО, ИП и т. д.);
просьба о выдаче копии (указание причины ее необходимости – на усмотрение заявителя);
дата подачи заявления и место государственной регистрации организации-работодателя;
должность, подпись (и расшифровка) заявителя.

Оригинал трудовой книжки может быть выдан сотруднику лишь при увольнении, а также при оформлении им трудовой пенсии – в последнем случае документ выдается на ограниченное время. В остальных случаях выдача оригиналов трудовых книжек сотрудникам либо иным лицам, не имеющим соответствующего допуска, запрещена законодательством.

Однако если гражданин официально трудоустроен, то, как правило, он не может получить оригинал данного документа на руки. Таким образом, единственным возможным вариантом действий в подобных ситуациях является предоставление в запрашивающую инстанцию заверенной копии (либо выписки из) трудовой книжки.

04.02.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → В трудовой книжке пропущена запись о переименовании организации. Что делать? В июне прошлого года наша компания была переименована. Сейчас обнаружила, что в трудовую книжку одного работника запись о переименовании не внесена. Может, и не вносить, а выдать справку или копии документов? К тому же в книжку уже записали сведения о переводе.

07.02.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки! Размышления у парадного подъезда… Внесенные в трудовое законодательство изменения позволяют каждому сотруднику сделать выбор – продолжить ведение трудовой книжки в бумажном формате или отказаться от её ведения. И очень многие сотрудники заговорили о том, как здорово было бы получить её на руки и не думать о том, как получить её при увольнении (особенно, в случае конфликта с работодателем), не бояться, что работодатель потеряет её или испортит «неприглядной» записью…
Я задумалась: стоит ли отказываться от ведения трудовой книжки, что я приобрету и что потеряю?
Я изложу свои мысли без ссылок на законодательство, это просто размышления…

29.10.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Вкладыш в трудовую книжку: подробно и в деталях Пока законодатели договариваются о переходе на электронные цифровые трудовые книжки, мы по-прежнему вынуждены вести привычные версии этого документа. А бумажная версия трудовой книжки имеет свойство заканчиваться.
Как правильно оформить продолжение трудовой книжки, почему важно соблюдать правила, какие ошибки при оформлении вкладыша в трудовую книжку чаще всего замечаются при проверках ГИТ? Об этом мы и поговорим.

20.12.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Работник отказался от СТД-Р, т.к. она неправильно заполнена. Что делать? Работник в день увольнения отказался получать сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р). Говорит, что они неправильно оформлены: указан только постоянный перевод и увольнение, а сведений о его приеме на работу в организацию нет. Но сведения о приеме написаны в его трудовой книжке, она у него давно на руках (выдана при переходе на ЭТК). Что делать? Он получил расчет и ушел.

30.08.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → СЗВ-ТД при аннулировании трудового договора Приняли на работу нового сотрудника. Точнее, заключили трудовой договор, но сегодня (в день начала работы) он не вышел, к работе не приступил. Трудовой договор сегодня аннулировали. Надо ли предоставлять СЗВ-ТД в таком случае?

Копия трудовой книжки

копируются все листы, содержащие какие-либо сведения (копировать пустые листы бессмысленно, поскольку все записи в трудовую вносятся в порядке сквозной нумерации и изъять часть данных невозможно);
на одном листе формата А4 располагается один или два разворота книжки, при этом должен быть соблюден оригинальный масштаб (100%);
применяется односторонняя печать, оборотная сторона листа не используется;
если запись с последнего места работы располагается в самом конце разворота, рекомендуется отксерокопировать следующий пустой лист в качестве подтверждения отсутствия на нем каких-либо записей;
каждый лист копии заверяется записью: «Копия верна», подписью ответственного должностного лица с указанием занимаемой должности и печатью работодателя (при наличии);
на копии последнего листа трудовой книжки должна быть внесена дополнительная запись: «Работает в настоящее время на должности _____________.». Проставляется текущая дата, печать работодателя (при наличии) и подпись ответственного лица;
последняя страница копии заверяется в общем порядке. Таким образом, последний лист будет содержать две заверительные записи.

Обратите внимание: с 01.07.2023 вступает в силу новый ГОСТ Р 7.0.97 – 2023, согласно которому в копиях документов, предназначенных для передачи в другие организации, дополнительно нужно указывать место хранения подлинника (например: «Оригинал документа хранится в ООО «Омега» по адресу: г. Москва, ул. Валовая, 35»).

Для подтверждения факта трудовой деятельности. Сведения о работе могут потребоваться гражданину в разных ситуациях, например: взаимодействие с государственными ведомствами (оформление пособий, пенсий, субсидий; получение загранпаспорта или визы иностранного государства), заключение кредитного договора с коммерческим банком.

Невозможность потерять трудовую книгу. На руки ничего не выдаётся, а все сведения находятся на хранении в ресурсах Пенсионного фонда.
Быстрый и простой доступ к интересующим сведениям. Их при желании легко и в короткие сроки сможет получить любой сотрудник.
Уменьшение вероятности внесения неточных, недостоверных или ошибочных данных о профессиональной деятельности (они будут проверяться и корректироваться по необходимости).
Появление удобных возможностей удалённого трудоустройства (дистанционно в онлайн-режиме без предъявления бумажного документа).
Возможность оформления пенсий по сведениям лицевых счетов без дополнительных обязательных документальных доказательств.
Уменьшение расходов работодателей на делопроизводство. Это существенная экономия за счёт отказа от приобретения бумажных книг, отсутствия необходимости их хранения и заполнения.
Возможность применения электронной трудовой для получения ряда государственных услуг.
Сохранность хранящихся данных и обеспечение их защиты.
Появление новых перспектив анализа и систематизации сведений работодателями или гос. органами.

Есть важная информация и для работодателей, ведь именно они будут с 2023 года отвечать за своевременную передачу сведений о сотрудниках. Уже с 2023-го для всех организаций и ИП обязательной становится обязанность по ежемесячной отправке данных: они направляются в Пенсионный фонд не позже, чем пятнадцатого числа каждого месяца, следующего за отчётным (в котором осуществлялось то или иное кадровое мероприятие).

Внедрение нового формата регламентируется на законодательном уровне, и федеральный закон под номером ФЗ-439 уже принят, так что приказ о переходе есть и вступил в юридическую силу. Согласно изменённому законодательству, в Трудовой кодекс вносятся некоторые корректировки, затрагивающие порядок формирования информации об осуществлении гражданином трудовой деятельности (изменяется статья 66.1 ТК).

Принятие соответствующих нормативно-правовых актов либо изменение существующих. Корректировки вносятся с учётом мнения профсоюза (при наличии такового) и выборного органа.
Подготовка и вынесение на обсуждение изменений, вносимых в соглашения с сотрудниками в порядке Трудового кодекса.
Обеспечение полного оснащения для своевременного предоставления данных в Пенсионный фонд с целью последующего хранения информации о рабочей деятельности в ресурсах ПФ.
Уведомление всех работников из штата в письменной официальной форме о том, какие вносятся изменения, касающиеся формирования и систематизации данных о рабочей деятельности в электронном формате. Также сотрудников уведомляют об их законном праве сделать выбор в пользу цифрового или бумажного формата с подачей соответствующего заявления. Всё это должно быть доведено до всех трудящихся в организации людей до тридцатого июня 2023-го года.

До конца 2023-го каждый сотрудник штата организации составляет заявление: либо о сохранении бумажного носителя, либо о переходе на другой формат. Если выбран последний вариант, тога работодатель выдаёт на руки работнику его трудовую и более не принимает. В ином случае документ остаётся у руководства и выдаётся только при увольнении для последующего предоставления в иную организацию.

В случае, если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему поможет нотариус. Обратитесь в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи. Также на каждой странице вносится соответствующая запись.

Прежде всего необходимо сделать копии всех страниц, на которых имеются записи, и заверить все страницы копии трудовой книжки (вручную или проштамповать). Листы должны иметь хорошее качество. Если документ оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Если человек работает, для получения заверенной копии необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия. Выдает ксерокопию и бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги представляют сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы необходимо прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Некоторые банки требуют включить такую запись: «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Если кредитная организация требует эту фразу, ее необходимо внести.

Образец заверения трудовой книжки 2023 год

Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

Потенциальный заёмщик подтверждает факт трудоустройства и уровня дохода, достаточного для получения кредита в банке или покупке дорогостоящего товара (недвижимость, автомобиль, бытовая электроника) в рассрочку.
Гражданин обращается в Пенсионный фонд или органы социальной защиты за начислением или перерасчётом пенсии, выплатой пособия.
Налогоплательщик подаёт заявление в налоговую инспекцию для получения вычета или с иной целью, подтверждая основную занятость.
Гражданин обращается за иностранной визой, выдача которой предполагает подтверждение официального трудоустройства и платёжеспособности.
Работник желает сменить место трудоустройства или найти работу по совместительству, и документ нужен для размещения резюме или отклика на вакансию.

Если в компании предусмотрен отдел кадров, копии заверяет и подписывает специалист или руководитель HR-службы. Если специального отдела нет, оформить документ вправе главный бухгалтер, на которого уставом или должностной инструкцией возложен кадровый учёт, руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Заверение выписки лицом, не имевшим полномочий, делает документ недействительным.

Временно не работающие, занятые по договорам подряда и самозанятые граждане, чьи книжки на руках, вправе заверить копию или выписку нотариально. До конца не решена коллизия с индивидуальными предпринимателями – могут ли они заверять дубликаты документов сами себе? По логике — да, но если в банке или у потенциального работодателя возникнут претензии, придётся идти к нотариусу.

Вам может понравиться => Какие Документы Нужны Для Получения Квартиры По Реновации

10 Мар 2022 gmurist 200