Когда Нужно Возместить Перерасход По Подотчету
Содержание
Команда юристов — Русслидсюрист пишет Вам. Мы рассказываем свой опыт и знания, которого в совокупности у нас больше 43 лет, это дает возможность нам давать правильные ответы, на то, что может потребоваться в различных жизненных ситуациях и в данный момент рассмотрим — Когда Нужно Возместить Перерасход По Подотчету. Если в Вашем случае требуется мгновенный ответ в вашем городе или же онлайн, то, конечно, в этом случае лучше воспользоваться помощью на сайте. Или же спросить в комментариях у людей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
На наш взгляд, недопустимо не принимать такие отчеты, ведь работник потратил деньги на нужды предприятия и принес все необходимые бумаги. Расхождение сумм в чеках не является достаточным основанием, чтобы не принять отчет. Правильнее списать с подотчетного лица долг, а авансовый отчет провести в сумме, указанной в товарном чеке. При этом оформить бухгалтерскую справку, где вкратце изложить причины несовпадения, и подколоть к ней письменные объяснения сотрудника.
Формально такой подход является нарушением, поскольку подотчетные средства можно выдавать только после полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Правда, штраф не предусмотрен, а статья 15.1 КоАП РФ тут не применима.
Ситуация четвертая: из-за большого количества подотчетных лиц удобнее оформлять авансовые отчеты раз в месяц
По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие-либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег.
129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Перерасход по авансовому отчету
Однако с точки зрения учёта расходов на УСН не будет соблюдено правило о составлении документов на имя ООО. Следовательно, принять такие расходы в уменьшение налоговой базы не получится. Такой вывод, в частности, следует из письма ФНС России № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2023 г.
Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?
), должна стоять печать продавца Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ) В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО «Промсервис» Счет-фактура В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО «Промсервис»В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-расчетному документу…») должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка — например, продукты питания, строительные материалы и т. д.
По материалам дела выручка по платежному терминалу в связи с получением небольших сумм денежных средств временно выдавалась платежным агентом в подотчет (для накопления). А сумму, образовавшуюся сверх 20 000 руб. платежный агент незамедлительно сдавал в банк для пополнения специального счета. Организация полагала, что в ее действиях отсутствовал состав какого-либо правонарушения. Суд же с таким подходом не согласился.
Один из злободневных вопросов — в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).
Ошибки при утверждении авансового отчета
На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Общий срок исковой давности равен трем годам (ст. 196 ГК РФ). По нашему мнению организация может списать кредиторскую задолженность перед своим работником по невыплаченному перерасходу подотчетных сумм по истечении трех лет с даты возникновения задолженности. Данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 22.03.2023 № 03-03-06/1/161 и ФНС России от 06.10.2009 № 3-2-06/109, в которых говорится, что для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет. Отдельно стоит упомянуть о налогообложении доходов. Исходя из положений ст.217 НК РФ расходы на командировки не облагаются НДФЛ. Основанием для освобождения от налогообложения являются оправдательные документы.
Организация не возвращает перерасход по авансовому отчету
Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально. Организация может возместить перерасход подотчетных денежных средств работнику принадлежащими ей товарами. При этом с их стоимости следует уплатить НДС.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
Что это такое
- Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником.
- Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату.
- Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника.
Видео: Все нюансы
Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.
Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника. Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм. Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков.
Предоставление средств
Пока сотрудник не предоставил отчет о командировке с документами, подтверждающими движение средств, расходы по НПП не списываются. Выданные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу. Не начисляются страховые взносы и не удерживается налог на доходы.
Пример
- ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
- КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
- КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
- КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
- КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
- ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.
Таким образом, если работник потратил денег больше, чем ему было выдано, он составляет авансовый отчет на всю потраченную сумму. Перерасход ему просто выплачивается из кассы. При заполнении авансового отчета ему нужно будет заполнить дополнительные графы документа. В строке «Перерасход» следует указать сумму, которую работнику нужно добавить до полной стоимости покупки. В строке «Перерасход выдан» указывается сумма, которая была возмещена работнику, а также реквизиты РКО или платежного поручения (если деньги работнику были перечислены на карту). Но если отчет составлен до того, как были компенсированы расходы, то данная строка не заполняется. Читайте также статью ⇒ АКТ ПО ФОРМЕ КМ-3
Отчет о деньгах, которые были израсходованы на командировку или другие служебные расходы, является сводным документом внутреннего учета. В совокупности с прикрепленной к нему документацией, отчет позволяет контролировать затраты предприятия и упорядочивает информацию о финансовых потоках.
Порядок оформления компенсации
Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т.д.Когда оформляетсяАвансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет.
Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании. В документе-основании указывают:
Правила выдачи средств
Если работник не согласен с удержанием, то компании придется взыскивать денежные средства через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам составляет три года с момента невозврата (ст. 196 ГК РФ). В течение этого времени у компании есть возможность подотчетные суммы, не возвращенные в срок, взыскать в судебном порядке.
Сроки отчета по подотчетным суммам
До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2023 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2023 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
- Подотчетным лицам, изменения 2023 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
- Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет
Изменения по подотчетным суммам в 2023 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.
Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту
Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств подотчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (Письмо от 21.07.2023 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике, в Положении о расчетах с подотчетными лицами, и в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.
Нередко возникает вопрос об обложении НДФЛ несданных сумм, выданных в подотчет. Налоговые инспекторы считают, что если отсутствуют доказательства произведенных расходов из средств, выданных в подотчет в интересах организации, то эти суммы следует включить в налоговую базу по НДФЛ. Свою точку зрения ФНС изложила в Письме от 24.12.2023 № СА-4-7/23263 в пункте 8, в котором ссылается на два постановления ВАС РФ:
В основании для выдачи денежных средств должен быть прописан срок, на который они выдаются. На сегодняшний день нет никаких ограничений по времени выдачи денег в подотчет. Срок выдачи утверждает руководитель, и он может быть установлен индивидуально по каждой выдаваемой подотчетной сумме. Но независимо от этого, после наступления дня, по который выданы деньги под отчет, сотрудник сразу же должен вернуть неизрасходованные денежные средства или в течение трех дней предоставить авансовый отчет.
Подотчетное лицо не отчиталось в срок: последствия и порядок решения проблемы
Порядок выдачи денежных средств работнику под отчет прописан в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 г. № 3210-У. Сотрудник, получивший деньги от организации, не позднее трех дней после истечения срока, на который выданы деньги в подотчет, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих траты документов.
Инспектором были приобретены бланки на сумму 5000 руб. При этом бланки были приобретены с рук, подтверждающих документов нет. По результатам внутренней юридической экспертизы бланки были признаны фальшивыми.
Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Как заполнить авансовый отчет при перерасходе денежных средств?
Данный пример подтверждает, что важно проверить не только документальное использование денежных средств, но и фактические расходы (например, недобросовестные работники иногда завышают расходы на проезд на такси, а также на приобретение основных средств и материалов). Подобные случаи должны четко пресекаться. В некоторых компаниях в локальных актах установлено, что перерасход не может составлять более определенной суммы или определенного процента.
28 Июн 2021 gmurist 229
