Можно ли на месяц оформлять путевой служебного автомобиля в 2023 году

Путевые листы в 2023 году: бланки и образцы заполнения

Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности и ИП, которые эксплуатируют транспортные средства. При этом не имеет значения, используют транспортное средство в коммерческих целях или для собственных нужд (п. 8 Порядка, утв. приказом Минтранса от 11.09.2023 № 368, письмо Минтранса от 15.01.2023 № ДЗ-66-ПГ). В 2023 году путевые листы не отменили.

Не запрещается вести путевые листы в электронном виде. Эти документы можно заполнять как вручную, так и с помощью автоматизированных средств. Но водителям все равно придется выдавать бумажные копии документов. Путевой лист необходим не только для учета ГСМ и начисления оплаты водителю.

Официального бланка, обязательного для всех, нет. Форму организация может разработать самостоятельно с учетом особенностей своей работы. Однако помимо обязательных реквизитов путевого листа, форма должна отвечать всем требованиям законодательства к первичным документам.

Ор­га­ни­за­ции и ИП, ко­то­рые ока­зы­ва­ют транс­порт­ные услу­ги, долж­ны ре­ги­стри­ро­вать свои пу­те­вые листы в жур­на­ле ре­ги­стра­ции пу­те­вых ли­стов. Этот жур­нал учета дви­же­ния пу­те­вых ли­стов ино­гда также на­зы­ва­ют ре­ест­ром пу­те­вых ли­стов. Его можно вести как в бу­маж­ном виде, так и электронно. В по­след­нем слу­чае жур­нал дол­жен быть под­пи­сан уси­лен­ной КЭП и долж­на быть обес­пе­че­на возможность рас­пе­чат­ки жур­на­ла на бу­ма­ге.

Можно ли оформить путевой лист на месяц

В Письме от 04.04.2023 No Д3‑514‑ПГ министерство разъяснило, каким образом понимать внесенные им в Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 No 152, изменения, в том числе в части периодичности оформления путевых листов. Речь идет о новшествах в исполнении Приказа Минтранса РФ от 21.12.2023 No 467, действующих с 01.03.2023. В частности, по новым правилам оформляется путевой лист:

– показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее – парковка);
– дата и время выезда ТС с парковки и его заезда на парковку;
– дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность контроля предусмотрена законодательством РФ);
– дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Таким образом, действующая редакция Приказа Минтранса РФ No 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день и на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. Данное обстоятельство можно расценить как основание для невозможности оформления путевого листа на один день или срок, не превышающий один месяц, как было предусмотрено документом ранее. Однако Минтранс успокоил, что это не так.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом. В связи с этим Приказом Минтранса РФ No 152 не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей. Но в таком случае должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медосмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства.

Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций

С 1 января 2023 года такой вопрос уже не должен возникать. Поскольку новым Приказом Минтранса России от 11.09.2023 № 368 предусмотрено оформление путевого листа (п. 2 и п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2023 № 368):

• например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказов, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

• его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2023 № 368).

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта исключили упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

16. По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра при вынесении заключения, указанного в подпункте 1 пункта 12 настоящего Порядка, на путевых листах ставится штамп «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.

2.1.1. Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки:
.

• в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного транспортного средства, крупногабаритного транспортного средства либо транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов;

2. Медицинское освидетельствование они проходят перед началом смены. Тут все понятно. Однако, если он направляется в рейс в течении текущей смены (автомобиль на СТОА отогнать, к примеру), ему необходимо пройти предрейсовый осмотр или сделают запись в путевой лист на основании записи в журнале предсменного инструктажа?

Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов. В описанном примере не имеет особого смысла заниматься оформлением путевок, т.к. это приведет лишь к дополнительным затратам времени на заполнение бумаг и не принесет никакой выгоды.

Добрый день. Подскажите, если автомобиль категории В, но в ПТС тип транспорта стоит грузовой прочие, то какой путевой лист для него необходим формы 3 для легковых автомобилей или формы 4 для грузовых? Машина в собственности предприятия и выполняет заказы только для него (а если конкретней то ездит с поваром на закупки по рынкам и магазинам машина пежо партнер)

Особенности путевого листа на месяц; образец 2023; 2023

Путевые листы при коммерческих перевозках больше нельзя выписывать на несколько дней. По новым правилам их нужно будет оформлять: перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня; перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов. Ранее путевой лист можно выписывать на любой срок, который не превышает месяц. Поправки исключат такую возможность. Если вы ранее выписывали путевой лист на несколько дней в пределах одного месяца, внесите изменения в форму бланка.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2023 года.

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевку проверяет механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, поступление и использование ГСМ.

В то же время имеется решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 N 7-161/2013, в котором указано, что если автомобиль используется работником организации для передвижения, а организация не осуществляет деятельность по перевозке грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом, то наличие у водителя транспортного средства путевого листа не является обязательным.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

С 1 января 2023 года грузоперевозчики смогут оформлять электронные транспортные накладные и путевые листы через единый портал госуслуг

Заместитель Председателя Правительства РФ Дмитрий Чернышенко в ходе выступления на пленарной дискуссии «Транспорт России – 2035. От стратегии – к реализации» сообщил, что на сегодняшний день 80% компаний транспортной отрасли страны осознанно внедряют новые бизнес-модели на основе цифровых технологий. При этом более половины транспортных и логистических предприятий реализуют собственные стратегии цифровой трансформации, что повышает эффективность их работы.

Напомним, ранее Минтранс России запустил эксперимент для внедрения электронной транспортной накладной и электронного путевого листа при пассажирских и грузовых автоперевозках. Он проводился на территории Москвы, республики Татарстан, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края (Информация Министерства транспорта РФ от 17 февраля 2023 г.).

Данная возможность будет обеспечена в рамках запуска суперсервиса «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» – комплексной электронной государственной услуги цифрового оформления перевозочного процесса на принципах «единого окна». Соответствующая информация 1 приводится на официальном сайте Правительства РФ.

Отметим, с 1 января 2023 года вступают в силу поправки в законодательство, закрепляющие возможность применения электронных перевозочных документов на автомобильном транспорте всеми участниками перевозочного процесса (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, операторы электронного документооборота, контрольно-надзорные органы) (Федеральный закон от 2 июля 2023 г. № 336-ФЗ). Обмен транспортными накладными в электронном виде через государственную информационную систему электронных перевозочных документов будет добровольным.

Путевой лист выдается водителю только после сдачи старого. Срок хранения документа в организации пять лет. Выдачей путевого листа занимается диспетчер, либо при его отсутствии бухгалтер. При выдачи путевого листа регистрационный номер заносится в журнал учета, также там указывается дата выдачи и данные водителя. При приеме документа подписи ставят диспетчер и водитель.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Формирование путевых листов c 2023 года

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование журнала регистрации путевых листов по типовой межотраслевой форме № 8 (унифицированная форма «Журнал учета движения путевых листов» (ф. 0345008), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78). Форма № 8 ориентирована на ведение в бумажном виде. В каждой строке журнала должны проставляться собственноручные подписи: водителя в получении путевого листа, диспетчера, принявшего от водителя путевой лист и документы, бухгалтера, принявшего путевой лист.

Если в настройках заполнения документов для транспортного средства не указано значение по умолчанию поля Сведения о перевозке, то значение соответствующего реквизита Путевого листа заполняется по умолчанию как Для собственных нужд организации и может быть изменено пользователем.

Чтобы обеспечить возможность заполнить, подписать электронной подписью и сохранить электронный журнал регистрации путевых листов, в программу включен новый отчет Журнал регистрации путевых листов (ГСМ — Отчеты по учету ГСМ — Журнал регистрации путевых листов), рис. 3.

При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как оформить путевой лист по действующим в 2023 году правилам

Как известно, официальных форм путевых листов не существует. В связи с этим организации и предприниматели вправе самостоятельно разработать бланк данного документа в зависимости от своих предпочтений. Но есть перечень реквизитов, которые нужно обязательно прописать в путевом листе. Они перечислены в приказе Минтранса от 11.09.20 № 368 (см. «С 2023 года путевые листы придется заполнять по‑новому»). А уточнения по заполнению этого документа содержатся в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ («Путевые листы: Минтранс разъяснил, как заполнить новое поле «Сведения о перевозке»»).

Определить и указать вид сообщения достаточно просто. Вариантов всего четыре: городской, пригородный, международный или междугородный.
Фиксируя вид перевозок, нужно учитывать кого или что доставляет транспорт. Например, в путевом листе одного и того же автобуса в зависимости от цели поездки будут прописаны разные виды перевозок. Обычный рейс по маршруту — «регулярная перевозка пассажиров и багажа», по договору со спортивным клубом — «перевозка пассажиров и багажа по заказу», а если команда юниорская — «организованная перевозка группы детей». А вот если автобус везет сотрудников на корпоратив, то это будет «перевозка для собственных нужд».

• организационно-правовую форму в соответствии с «Общероссийским классификатором организационно-правовых форм» ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, в редакции от 24.10.18);
• полное наименование организации, которое значится в учредительных документах;
• фактический адрес;
• номер телефона;
• номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

Номер путевого листа может состоять только из цифр, или дополнительно из буквенных префиксов и символов-разделителей. Нумерацию следует вести в хронологическом порядке с начала года или обнулять ежемесячно. В каждом следующем документе можно изменять значащую часть числа на одну единицу. Например, «Д-I 63» заменить на «Д-I 64».

В специальном журнале регистрации. Организации и ИП вправе разработать собственную форму этого документа. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), который был утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78.

Минтранс изменил правила оформления путевых листов Версия для печати

По новым правилам путевой лист нужно заполнять на любое транспортное средство, которое использует компания или ИП. То есть из старых правил убрали оговорку, по которой путевой лист оформляют при эксплуатации авто только при перевозке пассажиров или грузов.

Кроме того, правила дополнили новым порядком отражения показаний одометра. В 2023 году эти данные надо приводить как при выезде транспортного средства с парковки, так и при заезде на парковку. В действующем в 2023 году приказе есть условие, что показания отражают только при выезде с парковки.

Получается, что в 2023 году оформит путевой лист придется, даже если автомобиль будет без пассажиров. Но тут есть одна нестыковка. В статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ сказано, что путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров и грузов. Получается, что положения нового приказа противоречат Закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Пока Минтранс этот момент никак не комментирует.

Порядок дополнили правилом, что журнал можно вести на бумаге или в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, организация или ИП должны обеспечить возможность его печати.

Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2023 году

Однако запрета на использование унифицированной формы путевого листа (форма 3), утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, на сегодняшний день нет. Исходя из вышесказанного, организация вправе использовать как унифицированную, так и самостоятельно разработанную, но соответствующую всем требованиям форму.

Штраф также предусмотрен за несоблюдение режима труда и отдыха для дальнобойщиков. А выдаст такое нарушение тахограф и путевой лист. Если тахограф работает не корректно, то контролеры также выпишут штраф. Причем и на работника, и на работодателя. Подробнее о санкциях узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Ранее в организациях, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист разрешалось выдавать на срок от 1 дня до 1 месяца. На автотранспортных предприятиях была установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением командирования сотрудника — тогда путевой лист выдавался на весь срок командировки.

Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.

Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.

Главными документами по-прежнему остаются права водителя и путевой лист, но неграмотно заполненная ТН сделает поездку бессмысленной. А вот условия оформления транспортной накладной остались прежними ─ необходимо прописывать все цифры и буквы должны быть печатными, паста ручки ─ синего или черного цвета, а помарки и зачеркивания недопустимы.

• В поле Грузоотправитель появилась строка о том, что им является экспедитор. Это снимает ответственность со стороны отправителя и получателя, если с товаром что-то произойдет в пути. Причем договор требуется заключать напрямую с экспедиторской компанией, а не по доверенности с водителем.
• В добавленном подразделе 1а указывается главный организатор передачи груза.
• В поле Груз обязательно прописывают стоимость или ценность перевозимого груза с НДС, без НДС, размер ставки по налогу, отдельно сумма сбора НДС. Дополнительно ─ информация о сопроводительной документации, которая утверждает отгрузку продукта.
• В поле Транспорт добавлены строки, где прописывается вид владения ТС: 1 ─ собственность, 2 ─ аренда, 3 ─ лизинг.

Что касается необоснованных перегрузов и соответственно штрафов на отдельных участках, то теперь они оснащены цифровым табло. И водитель сможет на месте переместить продукцию «на место». Дело в том, что во время пути груз может сдвинуться и увеличить нагрузку на конкретную ось. Непосредственно пункты проверки на техническую исправность станут проверять каждые 3 месяца.

Введение электронного формата для ТН ─ это большое преимущество для участников перевозки грузов. Обычно эта документация заполняется в специальной программе, которая заметит ошибку в некоторых полях. Также будет невозможно пропустить заполнение обязательных строк, так как ПО попросту не сохранит документ.

В договоре рекомендуется прописать специфику груза, особые условия перевозки или хранения, а также добавить тот момент, что пеервозчик берет на себя ответственность за кражу или порчу груза. Это смотивирует того доставить продукцию в изначальном виде без претензий со стороны сотрудников полиции, налоговой и т.д. Кроме того, если с грузом все-таки что-то случиться, перевозчик будет обязан вернуть средства в полном объеме.

Использование личного транспорта в служебных целях

«5.3. С 01.09.2023 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

Минфин в Письме от 24.11.2023 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

На основании ст. 188 ТК РФ и дополнительного соглашения от 14.08.2023 к трудовому договору от 11.09.2023 № 12 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Установить с 01.09.2023 водителю И. И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый. 2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства: – на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов; – на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае. 3. Главному бухгалтеру Е. Е. Петровой производить выплаты И. И. Иванову за использование личного транспортного средства в следующие сроки: – ежемесячную компенсацию – в последний день месяца; – выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов. Директор Сидоров С. С. Сидоров С приказом ознакомлены: главный бухгалтер Петрова, 15.08.2023 Е. Е. Петрова водитель Иванов, 14.08.2023 И. И. Иванов

Путевой лист на предприятиях: руководство по оформлению и использованию

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Например, потребовались данные машины, на которой водитель выходил в рейс. Для этого нужно детализировать поездки водителя за необходимый период и достать информацию из сохраненного листа. Например, ООО «Пилот» разрешает Ивану Иванову 1 января 2023 выйти на автомобиле Опель с государственным номером Н111ЕТ и работать с 9 утра до 17 вечера по всем заявкам в пределах территории города Москва.

1. Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
2. Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
3. Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
4. Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
5. Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Образец заполнения путевого листа, применяемого для учета работы легкового автомобиля

1. Автомобильные перевозки (как для собственных нужд, так и по договору автомобильной перевозки) в настоящее время осуществляются без оформления такого транспортного документа, как путевой лист (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета N 7; абз. 2 ст. 2, ч. 1 ст. 35, абз. 2 ч. 1 ст. 40 Закона N 278-З). Но для правильного списания израсходованного транспортным средством топлива и учета стоимости этого топлива при налогообложении организации следует документально подтвердить работу автомобиля.

— корректировки данной нормы при определенных условиях эксплуатации. В частности, при поездках по г. Минску норма повышается на 15%, при отрицательной температуре воздуха на момент выпуска автомобиля на линию норма расхода топлива повышается на 5%. При одновременном применении повышений они суммируются.

Для учета работы служебного автомобиля, контроля за расходованием топлива в организации утвержден и применяется документ с названием «Путевой лист легкового автомобиля». Предусмотрено его заполнение за календарный месяц с детализацией информации в разрезе дней. В документе, в частности, фиксируется информация о времени выезда и возвращении автомобиля, показаниях спидометра, пробеге, движении топлива, исправности автомобиля и допуске водителя к управлению, принятии и сдаче автомобиля водителем. В соответствии с принятым в организации порядком оформления указанного документа при использовании автомобиля для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, в пределах г. Минска в графе «Маршрут следования» указывают «по г. Минску». В организации ведется учет затрат в разрезе каждого структурного подразделения. В этих целях поездки в путевом листе делают отметки о заказчике поездки. В графе «Заказчик» указывают подпись, инициалы и фамилию лица, совершившего поездку, а также структурное подразделение, в котором он работает.

Для того чтобы списать топливо, нужны документально подтвержденные данные о его расходе. В рассматриваемой ситуации такие сведения отражаются в документе «Путевой лист легкового автомобиля». Расход топлива при его оперативном учете обычно рассчитывается как разность между остатками топлива в баке автомобиля на начало и конец дня плюс количество заправленного топлива. Такие исходные данные для расчета расхода топлива также разумно отразить в путевом листе.

Организация обязана осуществлять контроль за соответствием технического состояния и конструкции принадлежащего ей автомобиля установленным требованиям. Транспортные средства, техническое состояние которых не соответствует установленным требованиям, не допускаются к участию в дорожном движении (абз. 2 ч. 1 ст. 34 Закона N 313-З, п. 208 ПДД). Требование о документальном оформлении результатов контроля технического состояния автомобиля указанные НПА не предъявляют. Однако такие результаты целесообразно зафиксировать. В рассматриваемой ситуации организация предусмотрела соответствующую отметку в документе, служащем для учета работы автомобиля;

Новый порядок заполнения путевых листов с 1 марта 2023 года

21 декабря 2023 года Минтранс внес изменения приказ №152, регулирующий порядок заполнения путевых листов служебного автотранспорта. В статье разберем новый порядок заполнения путевых листов с 1 марта 2023 года, выясним, что изменилось в бланке документа и как его правильно заполнить.

Приказом №467 от 21.12.2023 года Минтранс внес ряд изменений в обязательные реквизиты путевого листа, а также в порядок заполнения документа. Изменения вступили в силу с 01.03.2023 года. Это значит, что с 01.03.2023 года субъекты хозяйствования должны использовать путевые листы с обновленными реквизитами.

Постановление Госкомстата содержит унифицированные формы путевых листов, рекомендуемые, но не обязательные к использованию. Согласно информации Минфина №ПЗ-10/2012, организации вправе разрабатывать собственные формы бланков и использовать их в своей деятельности.

Таким образом, субъект хозяйствования вправе использовать как унифицированную форму путевого листа, утвержденную Госкомстатом, так и бланк документа, разработанный специалистами организации с учетом особенностей ее деятельности (при условии полного соответствия требованиям раздела II приказа Минтранса №152).

• для юрлица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, юрадрес, контакты (номер телефона, адрес электронной почты), государственный регистрационный номер в ЕГРЮЛ;
• для ИП – ФИО предпринимателя полностью, адрес прописки (в почтовой форме, с индексом), контакты (номер телефона, адрес электронной почты).

«П. 16.1[27]. Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС проставляются контролёром технического состояния автотранспортных средств или контролёром технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.»

• в перечень обязательных реквизитов добавлены сведения о видах сообщения и перевозок;
• журнал регистрации путевых листов можно будет вести в электронном виде, при этом внесённые в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как и раньше, оформленные ПЛ должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжёлых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте[30], ст. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов[31]).

«П. 9[9]. ПЛ оформляется на каждое ТС, используемое компанией, ИП для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.»

При перевозке пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями должен оформляться путевой лист, который служит для учёта и контроля ТС и водителя (п. 14 ст. 2[3], ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»[4].

• Вид сообщения — городской, пригородный, междугородный, международный. Поле заполняется при перевозке грузов и пассажиров и багажа.
• Вид перевозки — регулярная, по заказу, перевозка легковым такси. Заполняется только в случае перевозки пассажиров и багажа.

Отметки ввели, чтобы привести в соответствие порядок заполнения путевых листов порядку проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденному Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н. В каком виде должна быть проставлена эта отметка в приказе не обозначено, вероятнее всего, медики, как и раньше, будут использовать соответствующие штампы.

1. Номер путевого листа. Он указывается в заголовочной части в хронологическом порядке. В наименовании путевого листа также указывается тип транспортного средства.
2. Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
3. Сведения о владельце автомобиля.

• по результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

• ФИО предпринимателя;
• почтовый адрес, телефон;
• ОГРНИП.

1. В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:

• Тип, марку (до 2023 года не требовалось), модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).
• Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
• Показания одометра перед выездом со стоянки и после возврата на нее с подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам.
• Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
• Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
• родители детей с ограниченными физическими возможностями;
• родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
• сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Новые правила оформления путевых листов 2023 образец

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2023 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

• перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
• перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
• перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
• перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
• перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Этот реквизит также нужно внести в «шапку» документа, чуть ниже строки с наименованием и номером. Если путевой лист оформляется на несколько дней, то обязательно указать дату начала и окончания срока действия. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Путевой лист в первую очередь предназначен для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ позволяет учитывать расходы на бензин и вычитать их из налогооблагаемой базы. По сути путевой лист нужен для того, чтобы уменьшить сумму уплачиваемых налогов.

06 Мар 2022      gmurist         369      

Похожие записи
• 
  Скачать Федеральный Закон О Социальной Защите Чернобыльцев 2023 №1244-1
• 
  Льготы Пенсионерам В 2023
• 
  Какие Льготы Положены Детям Погибших На Войне Родителей
• 
  Прядок Оформления Льготы На Квартиру Пенсионерам Женам Военных