Главная / Наследственное право / Инструкция По Кадровому Делопроизводству 2023 Образец

Инструкция По Кадровому Делопроизводству 2023 Образец

Содержание

Образец инструкции по кадровому делопроизводству 2023 год
Инструкция по кадровому делопроизводству образец заполнения 2023; 2023
Кадровое делопроизводство с нуля
Инструкция по ведению делопроизводства
Что нового в кадровом делопроизводстве в 2023 году
Инструкция по кадровому делопроизводству (образец заполнения) 2023

7.10. В случае если выявлена неправильная или неточная запись в трудовой книжке работника, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее отделом кадров компании возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку.

7.6. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает также сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, после чего ставится печать компании.

3.8. Дополнительное соглашение о дополнении к трудовому договору заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью компании. Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится в его личном деле.

2.5. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу. «.

7.13. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается к задней обложке трудовой книжки с внутренней стороны.

Образец инструкции по кадровому делопроизводству 2023 год

Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда…О том, что чаще всего проверяет Роспотребнадзор в 2023 году, читайте в нашем материале. Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

5.9. Работники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников.

Следующими ключевыми аспектами трудового права и кадрового делопроизводства являются распорядительные документы, к которым относятся приказы, распоряжения, решения и поручения по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по кадровому составу, отражающие процессы движения кадров, их учета, оценки и т.д..

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Деловое письмо в 2023 году: как создавать, согласовывать и хранить

Как в 2023 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Как в 2023 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

Как закрыть делопроизводственный год

Акты
Банковские
Кадровые
Кассовые
Ещё
- Командировочные документы
- Нотариальные документы
- Товарные документы
- Торговые документы
- Характеристики

Полное и краткое название компании.
Наименование документа (приказ).
Номер приказа.
Место и дату составления приказа.
Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
Подписи упомянутых в приказе работников.

4. Законом от 15.10.2023 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2023 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2023 году.

Инструкция по кадровому делопроизводству образец заполнения 2023; 2023

Если вы организуете кадровое делопроизводство, дистанционное обучение кадровому делу поможет избежать ошибок, которые влекут за собой наложение штрафов. Без прохождения курсов сложно разобраться в основах, законах. Не забывайте отправлять кадровиков компании на повышение квалификации. Своевременно предоставляйте им журналы, в которых говорится об изменениях в трудовом законодательстве.

Определите уполномоченного сотрудника, который будет назначен ответственным за учет, ведение и хранение книжек. Его трудовая функция должна быть зафиксирована в договоре, должностной инструкции либо допсоглашении к контракту. Если заниматься книжками будет совместитель, он должен дать письменное согласие.
Проверьте наличие бланков книжек, вкладышей в них и приходно-расходной книги по их учету. Они должны храниться в бухгалтерии, в отличие от книги учета движения книжек – последняя находится у кадровиков. Оформите книги правильно: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, заверьте у генерального директоры и скрепите сургучом либо пломбой.

Вам может понравиться => Можно прописаться временно на пять лет в уфе гражданину узбекистана в 2023 году

А также сверку записи в трудовой книжке, договора, приказа о приеме на работу и документов об избрании (назначении). В трудовой книжке 4 графа записи о найме должна содержать данные соответствующего разрешения. Также необходимо сопоставить даты, указанные в контакте, со сроком полномочий, указанным в учредительных документах.

Кадровое делопроизводство ведут в любой организации, в которой применяют наемный труд. На только что созданном предприятии документами чаще всего занимается руководитель. По мере развития фирмы обязанности возлагают на кадровика или структурное подразделение.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Намного проще приходится государственным предприятиям, в которых вся инструкция приходит «сверху». Конечно, тяжелее коммерческим фирмам, в которых работники самостоятельно должны разрабатывать план действий и уметь правильно составлять инструкцию по кадровому делопроизводству. Для начала потребуется получить одобрение начальства и его подпись на приказе. После этого работник обязан в соответствии со всеми нормами разработать и оформить текст этой инструкции.

Данная статья будет рассматривать необходимый порядок правильного создания инструкции кадрового делопроизводства. Начать стоит с того, что в данной инструкции обязательно должна находиться характеристика по всем кадровым документам, которая применяется для обеспечения работы в этой копании. Для составления инструкции к ней потребуется приложить:

В ней подробно должны быть описаны такие моменты, как требования к порядку оформления и ведения документации, рассмотрены вопросы, связанные с ее хранением, регистрацией и учетом. Такие кадровые документы, как приказы, должностные инструкции, трудовые книжки и личные дела требуется детально описать и дать указания, которые помогут в исполнении данной инструкции.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2023, с 01.07.2023 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2023, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2023 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2023 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Инструкция по кадровому делопроизводству – это локальный правовой акт, разрабатываемый и утверждаемый предприятием в целях оптимизации действий, выполняемых в процессе приёма кандидатов на должность, увольнения, оформления отпусков и других операций по работе с персоналом.

Круг лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (если компания располагает филиалами, следует указать, каким образом оформляются процессы в них, как подразделение должно взаимодействовать по вопросам управления персоналом).
Алгоритм операций, то есть что необходимо сделать, к примеру, в случае прогула работника и т.д.
Перечень внутренних, типовых документов, примеры их заполнения.

Вам может понравиться => Какие Льготы Чернобыльские Гражданам Проживавшим На Момент Аварии В Четвертой Зоне

Кадровое делопроизводство с нуля

Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов, при условии что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.

Структурное подразделение: например, отдел кадрового учета во главе с руководителем.
Единственный специалист по кадровому делопроизводству.
Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру. Это способ чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Инструкция по ведению делопроизводства

3.2.9. Регистрационный номер документа, состоящий из номера индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по регистрации, если он напечатан на бланке, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.

6.2.3. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела. В ней указываются даты и индексы документов, краткое содержание, номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (Приложение N 9).

Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных и закрывающихся помещениях. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от воздействия пыли и солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации.

5.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив (Приложение N 5).

Титульный лист. Вверху листа помещается «шапка» предприятия с указанием названия, регистрационных кодов, юридического адреса, телефонов и т.д. Посередине крупным шрифтом пишется «Инструкция по делопроизводству» и название предприятия. Внизу страницы находится наименование города и год создания документа.

Содержание инструкции. Поскольку документ является объёмным и призван регламентировать каждое действие, стоит указать названия разделов, подразделов, находящихся на соответствующей странице.

Основная часть документа обычно включает в себя общие положения, порядок приёма, увольнения, перевода работников, ухода в отпуск, на больничный или в командировку. Каждая операций следует отвести целый раздел, где по пунктам указывается порядок её выполнения.

Приложения. В их качестве могут выступать образцы заявлений, актов, приказов и других локальных актов. Это может облегчить процесс работы, особенно если задача выполняется неопытным, вновь прибывшим инспектором по кадрам.

Резолютивная часть. Инструкция является локальным актом предприятия, который нужно подписать у первого руководителя. Также документ визируется начальником отдела кадров, который берёт на себя ответственность за корректность содержания документа и его исполнение.

Круг лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (если компания располагает филиалами, следует указать, каким образом оформляются процессы в них, как подразделение должно взаимодействовать по вопросам управления персоналом).
Алгоритм операций, то есть что необходимо сделать, к примеру, в случае прогула работника и т.д.
Перечень внутренних, типовых документов, примеры их заполнения.

Для удобства пользования инструкцию можно поместить в электронном формате на локальный сервер. Таким образом, любой желающий в кампании сможет быстро отыскать документ и нужный его раздел. При этом следует позаботиться о безопасности данных, размещаемых на сервере.

Вам может понравиться => Как Заплатить За Интернет В Долг На Джастлан Если Использовал Обещанный Платеж

В процессе работы предприятие постоянно взаимодействует с персоналом: принимаются на работу и увольняются сотрудники, предоставляются отпуска, подчиненные направляются в командировки и так далее. Это ответственные процедуры, требующие чёткого следования закону и внутренним регламентам. В данной статье разбирается содержание инструкции по кадровому делопроизводству. Также внимание уделяется тому, как оформить документ, использовать, хранить на предприятии.

С 01.02.2023 удержать денежные средства из заработной платы работника по исполнительным листам можно только таким образом, чтобы у работника осталась сумма прожиточного минимума для трудоспособного населения 8 . Исключение составляют требования:

Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2023 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.

В документе указано, что работодатели самостоятельно регулируют трудовые отношении в компании в отношении гарантий, не ухудшающих прав работников. Естественно, предоставление двух выходных оплачиваемых дней улучшает права работников. Так что давать выходные работодатель может по своему усмотрению.

Что нового в кадровом делопроизводстве в 2023 году

По новым правилам за 2 недели до даты начала допотпуска работодатель должен направить в ФСС РФ сведения о застрахованном лице, сведения из приказа о предоставлении отпуска, расчет размера оплаты отпуска, сведения о способе получения оплаты отпуска работником. Форма предоставления этих сведений будет утверждена дополнительно ФСС РФ.

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2023, если работники не написали их в 2023 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2023 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2023 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2023.

В статью 134 ТК хотят внести изменения. Когда законопроект № 1247642-7 примут, индексировать зарплаты будете, если финансовый год компания закрыла хотя бы с минимальной прибылью. Индексировать зарплату нужно будет раз в год до конца апреля следующего года. Если не пропишете порядок индексации в коллективном договоре или ЛНА, увеличивать зарплаты придется на индекс потребительских цен в регионе. Учтите, что повышать зарплаты в рамках индексации нужно всем работникам компании. Увеличивать только минимальные зарплаты не получится.

Федеральный закон от 27.11.2023 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

Инструкция по кадровому делопроизводству (образец заполнения) 2023

Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.

Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

О масштабах взаимодействия позволяет
судить одно перечисление рабочих
процессов. Это подбор персонала,
адаптация, обучение, аттестация, внесение
изменений в трудовые договоры (например,
повышение заработной платы, перевод
работника на другую работу), оплата
отпусков, командировок, больничных и
прочее. Особенно тесное взаимодействие
и обмен документацией происходят с
бухгалтерией.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

Например, работник принес медицинское заключение, в соответствии с которым его необходимо перевести на другую работу на определенный срок. Открываем Табель форм – смотрим, какие документы должны быть созданы для оформления этой ситуации. Допустим, это: заявление работника с приложенным медицинским заключением;

21 Мар 2022 gmurist 340